Esta entrada del blog es la tercera de la serie "Sistemas de gestión de documentos sanitarios: Todo lo que necesita saber" - una completa guía en la que analizamos la importancia de la gestión documental en la sanidad, las ventajas de una solución moderna, las funciones imprescindibles, comparamos las distintas soluciones del mercado y mucho más.
Consulte los blogs anteriores aquí:
#nº 1 ¿Necesita su organización un sistema digital de gestión de documentos sanitarios?
#2 7 Características esenciales de un software de gestión de documentos sanitarios
Este artículo profundiza en el sistema de gestión documental de MEG para el sector sanitario: MEG Docs. Analizaremos algunas de las principales características y funcionalidades del software, qué lo diferencia de otras soluciones del mercado y cómo puede simplificar la gestión de documentos en su organización.
El arte de la gestión documental simplificada
Un sistema de gestión de documentos sanitarios debe ser algo más que un archivador digital donde los documentos languidecen olvidados. Debe ser una solución integral capaz de simplificar el complejo panorama de la gestión de pólizas en un sistema sencillo, organizado y de fácil acceso.
El software adecuado ayudará a los profesionales sanitarios a navegar por los entresijos de la documentación sanitaria, garantizando que la información crítica esté siempre a su alcance. No se trata solo de reducir el papeleo; se trata de agilizar y simplificar los procesos, aumentar la eficiencia, mejorar la atención al paciente y garantizar el cumplimiento de la normativa en constante evolución.
Sistema de gestión de documentos de MEG para el sector sanitario
Diseñada específicamente teniendo en cuenta las necesidades de las organizaciones y proveedores sanitarios, MEG Docs es una completa herramienta de gestión documental con las siguientes características clave:
1. Accesibilidad
"Acceso en cualquier momento y lugar" es el principio rector de MEG Docs, y esto es lo que queremos decir:
El personal puede acceder sin problemas a la plataforma desde cualquier dispositivo -ya sea un ordenador de sobremesa, un portátil o un smartphone-, lo que garantiza que siempre tengan acceso instantáneo a las políticas y los documentos más importantes, incluso mientras se desplazan.
El personal puede utilizar MEG Docs tanto en línea como fuera de línea, lo que elimina la preocupación de perder el acceso en zonas con una conectividad poco fiable o deficiente. Y no se limita a documentos textuales; también puede recuperar tablas, imágenes y vídeos explicativos sin conexión, lo que lo convierte en un recurso completo al alcance de su mano.
2. Posibilidad de búsqueda
Los estudios indican que, por término medio, el personal dedica 18 minutos a buscar un documento. Esto supone una importante pérdida de productividad del 21%.
MEG Docs lo elimina eficazmente gracias a su intuitiva interfaz, sus potentes funciones de búsqueda y su simplificado sistema de carpetas. Al almacenar documentos, los administradores tienen plena libertad para crear y nombrar carpetas según sus preferencias, e incluso pueden anidar carpetas dentro de otras. El panel de gestión de documentos ofrece una vista de pájaro de las carpetas, facilitando el acceso.
Pero eso no es todo.
La función de búsqueda de MEG permite al personal encontrar rápidamente documentos específicos utilizando palabras clave, frases, tipo de documento, nombre, fecha, autor o categoría. También puede marcar accesos directos de localización de secciones importantes o de uso frecuente dentro de los documentos.
Esta función reduce significativamente el tiempo dedicado a la navegación manual por carpetas o a rebuscar en extensas listas de políticas. Y como los usuarios pueden encontrar la información que necesitan en cuestión de minutos, es más probable que utilicen el sistema, lo que en última instancia impulsa la adopción por parte de los usuarios.
"Laherramienta de gestión de documentos de MEG es increíble, junto con su pasión por hacer que este producto sea lo más fácil posible para el cliente. Aprecio totalmente cómo reciben los comentarios de los clientes para afinar las cosas en MEG y siempre buscan mejorar lo mejor"".
3. Control de versiones
Según un estudio, hasta el 83% del personal se enfrenta a diario a problemas de versiones. Y, dada la complejidad de la documentación sanitaria, la gestión de políticas y procedimientos suele implicar múltiples revisiones. La función de control de versiones de MEG permite a las organizaciones estar al tanto de todas las modificaciones de los documentos:
Accede a un registro detallado que recoge la naturaleza de los cambios o actualizaciones realizados, cuándo, por quién y a qué versión del documento ha afectado la acción.
Obtener una visión histórica de la evolución de una determinada política a lo largo del tiempo.
Manténgase informado con notificaciones en tiempo real enviadas a todos sus dispositivos cada vez que se actualicen las políticas o los documentos. Esto le garantiza que siempre está trabajando con la versión más actual y actualizada. También puede utilizar la propiedad de casilla de verificación para reconocer y realizar un seguimiento del personal que ha leído y comprendido el nuevo contenido.
Visualice las modificaciones de los documentos sin esfuerzo gracias a la función side-by-side, que le permite comparar dos documentos para comprender los cambios realizados.
Archive sistemáticamente los documentos obsoletos para poder recuperarlos sin esfuerzo cuando sea necesario.
4. Revisión y aprobación de políticas
Reconociendo la naturaleza colaborativa del desarrollo y la gestión de políticas sanitarias, MEG Docs proporciona una serie de herramientas colaborativas para permitir que varias personas o equipos trabajen juntos en la creación, revisión, aprobación y actualización de políticas. Esto incluye la capacidad de:
Asigne revisores y aprobadores a las políticas y establezca flujos de trabajo de seguimiento para una colaboración fluida.
Añada comentarios, anotaciones y notas a secciones específicas del documento, agilizando el proceso de retroalimentación.
Notificar a los miembros pertinentes del equipo cuando se realicen cambios, se carguen nuevas versiones o se requieran aprobaciones, garantizando el conocimiento y la respuesta oportunos.
5. Seguridad
Los sistemas de gestión de documentos para el sector sanitario deben contar con medidas de seguridad sólidas, dada la naturaleza altamente sensible de los datos sanitarios. A continuación le explicamos cómo MEG Docs garantiza la seguridad de los datos de su organización:
Controles de acceso basados en funciones, designaciones, equipos y departamentos para regular quién puede ver, modificar e interactuar con los documentos normativos.
Métodos de autenticación fuertes, como la autenticación multifactor (MFA), para que sólo el personal autorizado pueda acceder a los documentos.
Copias de seguridad periódicas y un sólido plan de recuperación en caso de catástrofe para garantizar el acceso ininterrumpido a los documentos críticos.
Aprovechar el almacenamiento en la nube para eliminar la necesidad de hardware local y mitigar los riesgos asociados a los fallos de hardware, garantizando a su vez la seguridad de los datos.
Actualizaciones de seguridad periódicas para evitar que se aprovechen las vulnerabilidades.
6. Integración
Los sistemas de gestión de documentos para el sector sanitario deben poder conectarse e intercambiar datos con otras aplicaciones y sistemas que se utilicen dentro de una organización para permitir un flujo de información fluido y eliminar los silos de datos.
MEG Docs le permite alternar eficazmente entre políticas, informes de auditoría, formularios de incidentes y materiales de formación, poniendo a su alcance documentos, vídeos y recursos web relevantes. Puede vincular fácilmente documentos normativos con auditorías, incidentes, registros de formación y encuestas a pacientes, garantizando que los recursos adecuados lleguen al personal sanitario y a las salas adecuadas.
También puede integrar sus sistemas de gestión de documentos y auditoría para que el personal pueda consultar rápidamente las políticas y directrices con el fin de evaluar el cumplimiento, planificar acciones y mejorar la calidad. Este enfoque proactivo mejora la seguridad del paciente y eleva la calidad de la atención prestada.
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