Esta entrada del blog es la segunda de la serie "Sistemas de gestión de documentos sanitarios: Todo lo que necesita saber", una completa guía en la que analizamos la importancia de la gestión documental en la sanidad, las ventajas de una solución moderna, las funciones imprescindibles, comparamos las distintas soluciones del mercado y mucho más.
En el blog anterior hablábamos de la importancia de una gestión eficaz de los documentos en la sanidad, de las deficiencias de los sistemas tradicionales basados en papel y de cómo los modernos sistemas de gestión electrónica de documentos pueden superarlas. Léalo aquí: ¿Necesita su organización un sistema digital de gestión de documentos sanitarios?
A la hora de sustituir un sistema de gestión de documentos heredado o basado en papel, la elección de la solución adecuada, es decir, que se adapte a las necesidades de su organización, marca la diferencia. Para garantizar una transición fluida y una implantación satisfactoria, a continuación se indican siete características esenciales que debe buscar en un software de gestión de documentos sanitarios.
1. Control de versiones
Dada la complejidad de la documentación sanitaria, la gestión de políticas y procedimientos suele implicar múltiples revisiones. La función de control de versiones permite a los proveedores mantener un registro cronológico de las modificaciones realizadas en un documento. Normalmente, el sistema crea una nueva versión del documento cada vez que se realiza un cambio.
Recomendamos un software de gestión de documentos sanitarios que haga un seguimiento de los cambios, ofrezca acceso a las versiones históricas y le ayude a alternar sin problemas entre ellas. Esta función garantiza:
La información obsoleta o incorrecta no persiste
Cumplimiento de la normativa en evolución
Racionalización de la colaboración entre el personal que trabaja en la redacción, revisión y aprobación de las políticas.
Los proveedores pueden acceder a información histórica sobre la evolución de las políticas y su impacto en la gestión de la calidad.
Reducción de los gastos administrativos
2. Controles de acceso
En un sector como el sanitario, en el que la seguridad de los datos es primordial, los controles de acceso regulan quién puede acceder, ver, modificar e interactuar con los documentos normativos dentro de un software de gestión de documentos. De este modo, se restringe el acceso a usuarios no autorizados y se garantiza la responsabilidad y el cumplimiento de las normas del sector.
Los niveles de acceso típicos son:
Consejo profesional: Independientemente del nivel de acceso del usuario, es imprescindible que los documentos sigan siendo accesibles en los dispositivos móviles. Cuando evalúes un software de gestión documental, da prioridad a las soluciones con una aplicación móvil que permita a los empleados estar conectados desde cualquier lugar.
3. Registros de auditoría
Una pista de auditoría es un registro exhaustivo de todos los cambios, actualizaciones, vistas, aprobaciones y otras actividades relacionadas con un documento dentro de un software de gestión documental. Suele capturar un registro detallado de eventos con información como:
La marca de tiempo con la fecha y hora de cada acción
El usuario que realizó la acción
Qué acción se realizó (crear, editar, ver, etc.)
A qué versión del documento afecta la acción
Las pistas de auditoría actúan como un registro inequívoco de quién hizo qué, cuándo y por qué, facilitando a su vez una cultura de transparencia y responsabilidad dentro de la organización. También resultan útiles durante una investigación interna como fuente fiable de información para reconstruir la historia de un documento político. Además, el análisis del rastro revela patrones o tendencias en la gestión de las políticas que pueden ayudar a orientar las mejoras de los procesos y optimizar la colaboración.
4. Herramientas de colaboración
La elaboración y gestión de políticas sanitarias suele requerir la participación de varias partes interesadas. Un software de gestión de documentos con funciones de colaboración permite a varias personas o equipos trabajar juntos en la creación, revisión, aprobación y actualización de políticas, lo que en última instancia impulsa el trabajo en equipo y la eficiencia.
Algunas de las características que hay que tener en cuenta son:
5. Funciones de búsqueda
Las instituciones sanitarias suelen tener una enorme cantidad de políticas, procedimientos y directrices a los que los proveedores necesitan acceder a diario, por lo que una potente función de búsqueda es absolutamente esencial.
El software de gestión de documentos debe permitir a los usuarios encontrar rápidamente documentos concretos mediante palabras clave, frases, filtros y etiquetas de metadatos. Algunos sistemas, como MEG, también disponen de funciones de búsqueda avanzada que permiten a los usuarios afinar las búsquedas aplicando filtros como el tipo de documento, la fecha, el autor o la categoría.
Esta función tiene innumerables ventajas, entre ellas:
Reduce drásticamente el tiempo que el personal dedica a navegar manualmente por las carpetas o a revisar extensas listas de políticas.
La capacidad de recuperar rápidamente políticas específicas durante auditorías e inspecciones.
Cuando los usuarios pueden encontrar la información que necesitan en cuestión de minutos, es más probable que utilicen el sistema, lo que en última instancia impulsa la adopción por parte de los usuarios.
Los usuarios pueden hacer referencias cruzadas a políticas relacionadas para garantizar la coherencia y la alineación.
6. Capacidades de integración
El software de gestión de documentos sanitarios que elija debe poder conectarse e intercambiar datos con otras aplicaciones y sistemas que se utilicen en su organización. Esto permite un flujo de información fluido, reduce la necesidad de introducir datos manualmente, elimina los silos de datos y mejora la eficiencia operativa general.
Consejo profesional: la integración del software de auditoría con el sistema de gestión de documentos garantiza que el personal pueda consultar rápidamente las políticas y directrices para la evaluación del cumplimiento, la planificación de acciones y la mejora de la calidad, lo que a su vez mejora la seguridad del paciente y la calidad de la atención.
7. Seguridad:
La naturaleza altamente sensible de los datos sanitarios requiere la implantación de medidas de seguridad sólidas. Esto incluye la aplicación de diversos protocolos y tecnologías para proteger el software de gestión de documentos de accesos no autorizados, infracciones y ciberataques.
Algunas de las medidas de seguridad que deben aplicarse son:
Autenticación segura: Los métodos de autenticación robusta, como la autenticación multifactor (MFA), garantizan que solo el personal autorizado pueda acceder a los documentos del sistema.
Controles de acceso: Como ya se ha comentado, los controles de acceso basados en funciones restringen el acceso a los documentos en función de las funciones y responsabilidades de los usuarios, protegiendo así los datos sensibles.
Prevención de la pérdida de datos (DLP): Los sistemas DLP controlan e impiden la transferencia no autorizada de datos sensibles fuera de la red de la organización.
Cortafuegos: Los cortafuegos y los sistemas de detección de intrusos proporcionan una capa adicional de protección contra las violaciones de datos.
Actualizaciones periódicas de seguridad: Mantener actualizado el software de la aplicación informática ayuda a evitar que se aprovechen las vulnerabilidades.
Copia de seguridad y recuperación de datos: Las copias de seguridad periódicas y un sólido plan de recuperación garantizan la restauración de los documentos en caso de pérdida de datos por ciberataques u otros sucesos como inundaciones o incendios.
Si está evaluando un software de gestión de documentos o un sistema integral de gestión de la calidad, nuestra herramienta de comparación de productos le resultará muy útil. Descárguela aquí.
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