el Hospital

Creado hace más de dos décadas, el Neuro Spinal Hospital es un centro de 114 camas situado en Dubai (EAU). Además de ofrecer las últimas tecnologías de diagnóstico y tratamiento, el hospital es también el primer CyberKnife de los EAU, una radioterapia no invasiva para tumores cancerosos y no cancerosos. Con un centro de diagnóstico de vanguardia, una UCI integrada de 16 camas, cuatro quirófanos y un centro de fisioterapia y rehabilitación, el Neuro Spinal Hospital se cuenta entre las mejores instituciones de atención sanitaria especializada de los EAU.

El RETO

Antes de adoptar MEG, el hospital utilizaba un sistema híbrido de gestión de políticas que incluía documentos digitales y en papel. Sin embargo, esta solución era inflexible, dependía en gran medida de la administración manual y funcionaba de forma aislada, al igual que sus otros sistemas de calidad y seguridad del paciente, como la notificación de incidentes, la gestión de riesgos y la auditoría.

Este enfoque en silos dio lugar a datos fragmentados que obstaculizaron la capacidad del hospital para obtener una visión holística de sus esfuerzos de gestión de la calidad de la atención sanitaria y obtener perspectivas significativas de la gran cantidad de información que ya estaban acumulando.

Reconociendo la necesidad urgente de cambio, en 2019, Neuro Spinal Hospital se acercó a MEG para abordar estos desafíos e implementar una solución de gestión de calidad todo en uno con módulos integrados de informes de incidentes, gestión de riesgos, auditoría y gestión de documentos.

Este estudio de caso se centra en el impacto del módulo de gestión documental de MEG en los procesos de gestión de calidad del hospital.

la solución

Dado que el Neuro Spinal Hospital es una organización acreditada por la JCI, la gestión de políticas y documentos es una parte fundamental de su marco de calidad. Teniendo esto en cuenta, toda la documentación existente, ya fuera en papel o digital, se transfirió al software de gestión documental de MEG. Este proceso implicó una meticulosa segregación y organización, con documentos clasificados en carpetas distintas basadas en departamentos, capítulos de la JCI y normas aplicables. Además, cada documento puede enlazar con otras fuentes, como políticas relacionadas dentro del sistema, apéndices o sitios web externos de terceros.

En las semanas siguientes, MEG Docs se extendió por toda la organización a más de 200 empleados, ofreciendo dos perspectivas distintas: una para la dirección y otra para los usuarios finales.

Para ayudar al personal a adaptarse al nuevo sistema, se pusieron a su disposición recursos de formación, como vídeos instructivos y guías. Sin embargo, la sencillez de MEG Docs hizo que los usuarios apenas necesitaran ayuda para utilizarlo. Esto también dio lugar a una adopción entusiasta entre el personal, fomentando un sentido de propiedad y cooperación.

Escuche lo que Kavitha Mohandas, Directora de Servicios Sanitarios del Neuro Spinal Hospital, tiene que decir sobre la transición a MEG:

El software permite a todo el personal o a los usuarios finales acceder y buscar documentos existentes y sus cláusulas correspondientes a través de interfaces de escritorio y de aplicaciones móviles. En claro contraste con el laborioso proceso experimentado con el sistema anterior, MEG Docs entrega los documentos buscados en cuestión de minutos.

Los administradores o responsables de calidad se benefician de una visión de conjunto de todas las políticas a través del panel de control de documentos. Este panel presenta una gran cantidad de información, incluidos nombres de documentos, versiones, fechas de revisión, estados de aprobación, detalles de propiedad y marcas de tiempo que indican las actualizaciones más recientes, entre otros datos pertinentes. Además, los administradores pueden cargar documentos, gestionar aprobadores, revisores y usuarios, ajustar permisos e incluso realizar comparaciones de versiones durante el proceso de aprobación.

Otra función que los responsables de Neuro Spinal Health consideraron muy útil fue la opción de enviar automáticamente notificaciones puntuales a los propietarios de los documentos, a modo de recordatorio de los próximos plazos de revisión o aprobación. Esto garantiza que las actualizaciones de las políticas se ejecuten de forma coherente y oportuna, una función de la que carecía el sistema anterior.

A continuación se muestran imágenes de muestra del módulo de gestión de documentos de MEG, similar al que utiliza el personal del Neuro Spinal Hospital.

(Tenga en cuenta que todos los datos mostrados en las imágenes de abajo se han tomado de una cuenta de demostración MEG y no se correlacionan con el Hospital Neuro Spinal de ninguna manera).

EL RESULTADO

El uso del software de gestión de documentos de MEG ha permitido al Neuro Spinal Hospital agilizar la creación, distribución y seguimiento de las políticas. Esto, a su vez, ha ayudado a demostrar y garantizar el cumplimiento de las normativas y los estándares de acreditación hospitalaria, como JCI, al tiempo que ha reducido la carga administrativa.

La implantación de un sistema digital organizado también ha ayudado en las inspecciones reglamentarias anuales de la Autoridad Sanitaria de Dubai. En contraste con el engorroso sistema en papel del pasado, MEG ha racionalizado y agilizado el proceso, mejorando significativamente la eficiencia y ahorrando un tiempo valioso.

Además, en comparación con el sistema anterior, que requería la intervención del proveedor para realizar modificaciones, MEG permite a los administradores realizar ajustes de forma autónoma, lo que fomenta una mayor agilidad y eficacia en la gestión de sus procesos de documentación.

Hemos pedido a Kavitha Mohandas, Directora de Servicios Sanitarios del Neuro Spinal Hospital, que enumere tres cosas que le encantan de MEG. Esto es lo que nos dijo:

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