Sistemas de gestión de la calidad en el sector sanitario: guía para el comprador

La calidad y la seguridad del paciente se han consolidado ya como prioridades a nivel directivo en todo el sector sanitario. Al mismo tiempo, las organizaciones sanitarias gestionan volúmenes cada vez mayores de datos sobre calidad, requisitos normativos y actividades de mejora en entornos asistenciales cada vez más complejos. Esto no era así en el pasado, ya que, una encuesta de Statista reveló que, de media, el 40 % de los encuestados de 32 países se mostraban insatisfechos con el sistema sanitario nacional de su país.

En el pasado, los consejos y comités hospitalarios no tenían la obligación legal de garantizar un determinado nivel de calidad en la prestación de asistencia sanitaria. Sin embargo, esto ya no es así. Hoy en día, la calidad y la seguridad del paciente dominan la agenda de la gobernanza clínica con la atención de los consejos de administración. Y con los últimos avances tecnológicos y las herramientas digitales a nuestra disposición, es más fácil implantar un sistema que se centre en ofrecer a cada paciente una atención segura, eficaz y centrada en la persona. Y ahí es donde entra en juego un sistema de gestión de la calidad (SGC) diseñado específicamente para los profesionales sanitarios.

Esta guía para compradores analiza qué es un sistema de gestión de la calidad (SGC) en el ámbito sanitario, las ventajas que puede ofrecer, el proceso de implantación, cómo evaluar los posibles sistemas y cómo elaborar el análisis de viabilidad para la inversión.

¿Qué es un sistema de gestión de la calidad?

En pocas palabras, la definición genérica de un sistema de gestión de la calidad es la estructura organizativa, los procesos, los procedimientos y los recursos necesarios para implantar, mantener y mejorar continuamente la calidad de los servicios o productos suministrados.

Sin embargo, en un sector tan regulado como el sanitario, un sistema de gestión de la calidad (SGC) supone mucho más que eso. Mediante un sistema de gestión de la calidad, los hospitales y las organizaciones sanitarias pueden supervisar y medir la calidad de la atención, optimizar los procesos existentes a través de la mejora de la calidad, cumplir con las normas de cumplimiento normativo y acreditación, respaldar el aseguramiento de la calidad y mejorar la satisfacción general de los pacientes.

En las próximas secciones le explicaremos cómo hacerlo.

Por qué las organizaciones sanitarias están dejando de utilizar sistemas de calidad inconexos

Hoy en día, muchas instituciones sanitarias utilizan sistemas en papel o sistemas digitales inconexos para supervisar y medir la calidad. Y aunque esto pudiera haber funcionado aparentemente bien en el pasado, sencillamente no es el camino a seguir en el futuro. El mantenimiento de un sistema analógico requiere mucho tiempo, es propenso a errores humanos y genera una enorme cantidad de datos fragmentados y no estructurados.

Además, las organizaciones sanitarias que utilizan sistemas digitales aislados y compartimentados para la gestión de la calidad luchan por mantenerse organizadas en medio del caos de múltiples aplicaciones, complicadas hojas de Excel y archivos PDF.

A falta de una plataforma totalmente integrada y centralizada, la recopilación, el análisis y la presentación de informes de datos se convierten en un enorme reto. Este enfoque fragmentado de la gestión de la calidad no es ni práctico ni proactivo, lo que hace que el proceso de cerrar el ciclo entre la información y la acción quede incompleto. ¿Visibilidad de ciclo cerrado? En realidad, no existe.

¿Cómo debería ser un sistema de gestión de la calidad (SGC) moderno en el sector sanitario?

En la sección anterior, hemos establecido las deficiencias de los sistemas que la mayoría de los proveedores de asistencia sanitaria utilizan actualmente para recopilar datos, analizarlos y actuar en función de los conocimientos obtenidos, lo que les deja con la sensación de estar volando a ciegas.

Un sistema de gestión de la calidad (SGC) moderno en el sector sanitario debe ir más allá de la gestión reactiva de la calidad. Debe conectar a las personas, los procesos y los datos a través de una plataforma centralizada, ayudando a las organizaciones a optimizar los flujos de trabajo, reforzar el cumplimiento normativo, facilitar la toma de decisiones basada en el riesgo y utilizar los datos de calidad de forma más eficaz.

Cada vez más, las soluciones para la calidad asistencial también incorporan tecnologías como la inteligencia artificial para ayudar a las organizaciones a analizar la información, identificar patrones y facilitar una gestión de la calidad más proactiva.

Ventajas de los sistemas de gestión de la calidad en el sector sanitario

Un sistema de gestión de la calidad proactivo, digital y centralizado tiene muchas ventajas. He aquí algunas de ellas:

1. Aumento de la eficacia:

Los sistemas obsoletos y los procesos manuales suelen ser complejos, lentos y propensos a errores. Esto hace que se pierda tiempo y recursos que podrían aprovecharse mejor en otro lugar, lo que en última instancia repercute negativamente en la productividad.

Por otra parte, un SGC eficaz aumenta la eficiencia de la asistencia sanitaria al agilizar los procesos y la comunicación, automatizar las tareas repetitivas y administrativas y reducir la duplicación de esfuerzos.

2. Mayor coherencia:

Según un estudiolos procesos incoherentes e indefinidos pueden tener un impacto 5 veces más negativo en el cliente que la entrega de un producto deficiente. Y en sanidad, donde la coherencia y la calidad son cruciales, esto puede tener graves consecuencias.

Un buen software de gestión de la calidad ayuda a superar este reto: define todas las buenas prácticas, políticas y procedimientos normalizados de trabajo (PNT) necesarios para ofrecer una atención de calidad y coherente, y los organiza en un único lugar centralizado. Su personal puede acceder a ellos fácilmente y aplicarlos a diario.

3. Automatización y mejor cumplimiento:

Un informe de la Asociación Americana de Hospitales (AHA) muestra que los hospitales, los sistemas sanitarios y los proveedores de cuidados postoperatorios gastan más de 39.000 millones de dólares al año en tareas administrativas relacionadas con el cumplimiento de la normativa. Si se desglosa, la carga normativa que soporta una institución sanitaria es de 1.200 dólares por cada paciente ingresado.

Un software de gestión de calidad eficaz puede reducir significativamente esa cifra mediante la automatización. Por ejemplo, aparte del coste, el SGC de MEG reduce en gran medida la carga administrativa al automatizar más del 70% de los procesos de auditoría y gestión de incidencias. Como resultado, su personal puede realizar auditorías, revisar objetivos, supervisar el cumplimiento y ajustar procesos cuando sea necesario con un esfuerzo mínimo. En última instancia, esto le proporciona tiempo y recursos para implantar mejoras reales de la calidad en su organización.

4. Mejora continua de la calidad:

Cuando se utilizan sistemas en papel o desconectados digitalmente, quedan muchos datos sin estructurar.

Un sistema de gestión de la calidad eficaz pone orden en el caos estructurando y analizando grandes cantidades de datos, lo que permite obtener información vital antes inaccesible. Esta información puede utilizarse para identificar áreas de mejora, abordar de forma proactiva los problemas de calidad mediante la implantación de procesos nuevos y optimizados, supervisar y hacer un seguimiento de los resultados de los pacientes y realizar cambios continuos en función de los resultados para mejorar la calidad general de la asistencia.

5. Reducción de costes:

Un buen programa informático de gestión de la calidad puede reducir los costes de dos formas principales:

a. Prevención de acontecimientos adversos:

Según un estudio realizado en el Reino Unidoel coste total para el SNS de los acontecimientos adversos evitables (sólo en días de cama extra) es de unos 1.000 millones de libras al año. Además, casi el 15% del gasto hospitalario en los países desarrollados se atribuye al tratamiento de fallos de seguridad.

El uso de un SGC proactivo como MEG con herramientas de notificación de riesgos y gestión de incidentes ayuda a reducir el número de eventos adversos recurrentes en más de un 15 %. Además, los sistemas basados en IA con funciones de gestión predictiva de la calidad pueden proporcionar a los profesionales sanitarios información valiosísima sobre riesgos potenciales, lo que les permite tomar decisiones más informadas sobre la atención al paciente. ¿Cuál es el resultado? Mejores resultados y costes reducidos.

b. Aumento de la eficacia:

La eliminación de sistemas de calidad heredados que requieren mucho capital, la reducción de la duplicación de esfuerzos y la mejora de la eficiencia general liberan recursos que pueden utilizarse mejor en otros ámbitos. A largo plazo, esto puede reducir en gran medida los costes operativos.

Cómo contribuye un sistema de gestión de la calidad sanitario a una atención de alta calidad

Desglosado, un sistema de gestión de la calidad digital incluye cuatro procesos principales. Son los siguientes:

1. Planificación de la calidad: Identificar y describir sus objetivos, normas de calidad, métricas de evaluación, procesos y procedimientos.

2. Garantía de calidad: Garantizar que la calidad de un servicio o producto suministrado cumple los requisitos especificados.

3. Control de calidad: Supervisión y apoyo continuos de las operaciones, sistemas y procesos rutinarios para garantizar que funcionan a niveles aceptables.

4. Mejora de la calidad: Captar las oportunidades de mejora, ajustar los procesos, medir los nuevos resultados y compartir los conocimientos.

Un software eficaz de gestión de la calidad sanitaria conecta estos cuatro componentes críticos de la gobernanza clínica y la gestión de la calidad en una plataforma única y centralizada, lo que permite a los proveedores sanitarios prestar una atención de alta calidad, es decir, segura, eficaz, garantizada y centrada en la persona a cada paciente, cada cada vez.

He aquí una instantánea de cómo los distintos componentes de un SGC ayudan a conseguirlo:

Retos de la implantación de un sistema de gestión de la calidad en los hospitales

A pesar de las ventajas que aporta un SGC eficaz, las instituciones sanitarias suelen ser lentas o reacias a sustituir sus sistemas actuales. Esto puede deberse a varios problemas, algunos de los cuales son:

Prioridades contrapuestas: El ecosistema sanitario es extremadamente complejo, con muchas partes interesadas, como miembros del consejo de administración, médicos, jefes de departamento, aseguradoras y reguladores que desempeñan diferentes papeles. Por tanto, cualquier cambio significativo (como la implantación de un nuevo SGC) debe satisfacer los distintos intereses y prioridades de todas estas partes interesadas, si no de la mayoría. Y ahí radica el reto.

El coste del cambio: La eliminación de sistemas ineficaces y la implantación de un sistema totalmente nuevo pueden requerir muchos recursos, al menos durante los primeros meses. Esto puede suponer un obstáculo para el cambio, sobre todo si una organización no dispone de los recursos (financieros o de otro tipo) necesarios para asignarlos a este cambio.

Adhesión del personal: Aunque la aprobación de un nuevo SGC por parte de la alta dirección es crucial, la implicación del personal es igual de importante. Si el personal de su hospital no está implicado o comprometido con la visión a largo plazo del cambio que se está implantando, las posibilidades de éxito son escasas.

Aparte de esto, factores como la inestabilidad del liderazgo y los problemas técnicos son otros obstáculos a la implantación de cambios sistémicos. Por eso es fundamental contar con un plan de implantación sólido y una hoja de ruta operativa para minimizar los problemas mencionados.

En palabras de Peter Drucker, "La visión sin ejecución es una ilusión. La alegría está en los resultados".

Esto nos lleva a la siguiente sección...

Cómo implantar un sistema de gestión de la calidad en el sector sanitario

En MEG, dividimos el proceso integral de implantación de un SGC sanitario digital en cuatro fases principales. Son las siguientes:

PASO 1: Crear la visión

• Realice una auditoría interna de su sistema actual

Antes de implantar un nuevo SGC, es importante evaluar su sistema de calidad actual. ¿Cuáles son sus puntos fuertes y débiles? ¿Por qué ha dejado de ser eficaz? ¿Hay alguna característica que le gustaría conservar en el nuevo sistema? También puede realizar un análisis exhaustivo de las deficiencias de sus procesos actuales y de dónde le gustaría que estuvieran. Los resultados de esta auditoría le ayudarán a determinar con precisión qué funciona con su sistema actual, qué no funciona y qué funcionalidades necesita en un nuevo SGC.

• Visualice su nuevo SGC digital

Una vez que haya evaluado las ofertas y deficiencias de su actual sistema de gestión de la calidad, el siguiente paso es esbozar su SGC ideal. Empiece por responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué características/funcionalidades son realmente necesarias?

• ¿Qué áreas de su organización puede abordar un SGC digital?

• ¿Cómo mejorará la implantación de un nuevo SGC sus procesos actuales?

• ¿Qué puntos débiles importantes de la gestión de la calidad necesita abordar su organización?

• ¿Cuál es el resultado esperado de un nuevo SGC?

Reflexionar sobre estas preguntas le ayudará a identificar exactamente lo que necesita de un nuevo sistema digital de gestión de la calidad. En otras palabras, le proporcionará una visión clara del camino a seguir.

PASO 2: Planificar la estrategia

• Implicar a la dirección

Como se ha comentado en la sección anterior, la implicación de la dirección es uno de los principales retos a la hora de implantar un nuevo SGC. Por eso es fundamental implicar a los principales responsables de la toma de decisiones desde el principio de la fase de planificación. Explíqueles los objetivos, las ideas para el nuevo sistema, las ventajas y cómo resolverá eficazmente los problemas existentes.

Incluso puede crear una hoja de ruta de ejecución y presentarla a las distintas partes interesadas para que puedan comprender el panorama general. También es un buen momento para discutir asuntos importantes como el presupuesto, los recursos necesarios y el calendario de ejecución, para asegurarse de que todos están de acuerdo. Un compromiso de arriba abajo es clave para que un proyecto así funcione.

• Construir el caso de negocio para un sistema digital

Calcular el coste de inversión de un nuevo sistema de gestión de la calidad es bastante sencillo y directo. Sin embargo, asignar un valor tangible al rendimiento de la inversión, especialmente cuando se miden factores como la productividad, la automatización y la coherencia, puede ser todo un reto.

También está la cuestión de qué le resultará más rent able: crear un nuevo sistema internamente con la ayuda de su equipo informático o trabajar con un socio digital que pueda ofrecerle una solución lista para usar que se adapte a sus necesidades.

Una forma habitual de determinar la rentabilidad es utilizar calculadoras de ROI en línea para estimar el coste de implantación de un nuevo sistema y el rendimiento en su cuenta de resultados. Por ejemplo, la calculadora ROI de MEG de MEG para la gestión de auditorías le ayudará a comprender cómo puede ahorrar tiempo y dinero y mejorar los resultados de los pacientes con una herramienta digital diseñada para organizaciones sanitarias como la suya.

• Elegir el SGC adecuado

Hoy en día, existe una amplia selección de proveedores de SGC con los que puede elegir asociarse. Sin embargo, es posible que no todos ellos dispongan de las características y funcionalidades necesarias para satisfacer las necesidades actuales y futuras de su organización. Por eso hemos elaborado una lista de factores clave que debe tener en cuenta a la hora de buscar el mejor SGC. Si la respuesta a la mayoría de las preguntas es afirmativa, lo más probable es que haya encontrado "el mejor".

• ¿Está diseñado específicamente para instituciones sanitarias?

• ¿Puede integrarse perfectamente con sus sistemas actuales?

• ¿Responde a las necesidades actuales de su organización?

• ¿Puede configurarse el sistema según sus necesidades específicas?

• ¿Tiene en cuenta el sistema la experiencia del usuario?

• ¿Es seguro?

• ¿Es sencillo y fácil de usar?

• ¿Proporciona el proveedor un buen servicio de atención al cliente?

• ¿Puede el proveedor presentar estudios de casos prácticos o testimonios de otras organizaciones sanitarias que utilicen su producto?

• ¿Resulta rentable el sistema?

• ¿Es escalable el sistema?

• ¿Ofrece el proveedor del SGC actualizaciones periódicas del software?

• ¿Ofrece el proveedor de SGC demostraciones/pruebas del producto?

También hemos preparado una hoja de comparación de productos que puede utilizar para comparar distintos proveedores en función de una serie de criterios importantes. Puede descargarla a continuación.

Una vez elegido el proveedor y firmada la línea de puntos, es hora de empezar a construir.

PASO 3: ejecutar la solución

• Formar un equipo para supervisar el proyecto

A lo largo de los años de trabajo con instituciones sanitarias de todo el mundo, hemos comprobado que ciertos elementos pueden influir realmente en el éxito de la implantación de un SGC. Uno de esos factores es la presencia de un equipo o una persona de gestión de proyectos por parte del cliente que supervise el proceso de implantación de principio a fin.

Aunque no es imprescindible, lo recomendamos por varias razones:

1. Tener un equipo o una persona como único punto de contacto agiliza el proceso de toma de decisiones y los plazos de entrega del producto.

2. Un equipo dedicado que trabaje activamente para implantar el nuevo SGC y formar al personal de su organización conduce a un mejor índice de adopción y a una mayor probabilidad de éxito.

• Establecer un proceso de gobernanza

A medida que construye y ejecuta su nuevo SGC sanitario con su socio digital, no es raro que desee ciertas mejoras o funciones añadidas (como una nueva auditoría).

En lugar de dirigirse inmediatamente a su proveedor y pedirle que se lo construya, le recomendamos que se tome el tiempo necesario para evaluar su petición. Vuelva a la fase de visión y pregúntese si esta función es realmente necesaria, si el personal la adoptará y si marcará la diferencia en el proceso de gestión de la calidad de su organización.

En caso afirmativo, el equipo de gestión del proyecto puede proponerlo a un grupo de personas de la organización (preferiblemente los responsables de la gestión de la calidad). Una vez aprobado, el requisito puede comunicarse al proveedor.

Este proceso de gobernanza garantiza que sólo se construyan soluciones cuyo uso esté garantizado, lo que a su vez optimiza el uso de tiempo, dinero y esfuerzo.

• Formación y adopción

Una parte crucial de la estrategia de adopción de un SGC son las pruebas de aceptación del usuario. En pocas palabras, es cuando el sistema de gestión de la calidad es probado en el mundo real por el público al que va dirigido, en este caso, el personal de su organización.

Aquí es donde entra en juego la formación. Mientras que la formación funcional y técnica (cómo utilizar las distintas funciones del SGC) es algo en lo que su socio digital puede ayudarle, la formación de concienciación interna es responsabilidad suya. En pocas palabras, esto significa comunicar a su personal la importancia del nuevo SGC, para qué deben utilizarlo y cómo simplificará el proceso de gestión de la calidad de su organización.

Equipado con esta información, su personal puede probar el nuevo SGC para evaluar si sirve para el propósito correcto de la manera correcta. Tenga en cuenta que la falta de información suele traducirse en un bajo índice de adopción/prueba.

PASO 4: Medir y mejorar

Una vez que su SGC sanitario digital está en marcha, es importante medir continuamente su rendimiento y aprovechar las oportunidades de mejora. Esto, a su vez, mejora los resultados y la satisfacción de los pacientes, reduce los errores médicos y los efectos adversos, mejora la seguridad de los pacientes, aumenta la eficiencia y mejora el uso de los recursos sanitarios.

También puede trabajar con su socio digital para ajustar las soluciones y procesos existentes y mejorarlos aún más.

Sobre MEG

MEG se fundó en 2016 con el desarrollo de su primer módulo integrado de auditoría sanitaria. Desde entonces, MEG ha evolucionado hasta convertirse en un sistema de gestión de la calidad (SGC) basado en la nube y orientado a dispositivos móviles que conecta a las personas, los procesos y los datos de calidad.

Las organizaciones sanitarias utilizan MEG para gestionar la calidad, la seguridad de los pacientes, el cumplimiento normativo, la acreditación y la mejora continua mediante módulos interconectados y configurables que pueden utilizarse tanto en un único centro como en varios.

He aquí una instantánea del SGC de MEG y las distintas soluciones que contiene:

Descubre las soluciones de calidad sanitaria de MEG

• Gestión de auditorías

El software de gestión de auditorías de MEG sustituye el papel, las hojas de cálculo y las soluciones de auditoría ineficaces por un sistema digital móvil que se puede utilizar tanto en línea como sin conexión. Incluye de serie plantillas de auditoría con las que tu equipo ya está familiarizado, análisis en tiempo real, gestión de tareas y flujos de trabajo totalmente adaptados a tus necesidades. 

• Informes de incidentes 

El módulo de notificación de incidentes de MEG, que cumple con la normativa LFPSE, ayuda a combatir la falta de notificación al permitir que todos los empleados registren los incidentes en tiempo real, de forma rápida y precisa. El personal puede notificar sus inquietudes desde el móvil o el ordenador gracias a nuestros formularios de incidentes «de captura rápida» y ampliables, gestionar los riesgos de forma eficiente y obtener visibilidad de la actividad relacionada con los incidentes tanto en un único hospital como en varios centros. 

• Gestión de riesgos

La solución de gestión de riesgos de MEG está diseñada para ayudar a su organización a adoptar un enfoque coherente a la hora de evaluar y gestionar los riesgos. Reúne en un único lugar una serie de actividades relacionadas con los riesgos, el registro de riesgos y la documentación —como las normas reguladoras y las políticas locales—, para que disponga de una visión general completa en todo momento. También le permite registrar incidentes y reclamaciones, analizar datos a través de paneles de control detallados y mapas de calor, planificar intervenciones y supervisar el progreso.

• Gestión de documentos

La herramienta de gestión documental de MEG te permite gestionar y almacenar de forma segura políticas, procedimientos operativos, normas y directrices clínicas en una única ubicación centralizada a la que puedes acceder desde cualquier dispositivo móvil o a través de la web. Además, puedes buscar, editar, actualizar y organizar documentos fácilmente, así como compartirlos con equipos, departamentos e incluso con todo el hospital en cuestión de minutos. 

¿Por qué MEG?