Esta entrada del blog es la primera de la serie "Sistemas de gestión de documentos sanitarios: Todo lo que necesita saber", una completa guía en la que analizamos la importancia de la gestión documental en la sanidad, las ventajas de una solución moderna, las funciones imprescindibles, comparamos las distintas soluciones del mercado y mucho más.
En el dinámico panorama sanitario actual, en el que el cumplimiento de las normativas, la eficiencia y la toma de decisiones basada en datos son primordiales, un sistema de gestión de documentos racionalizado ya no es sólo una comodidad, sino una necesidad.
En las últimas décadas se ha producido un aumento exponencial del volumen y la complejidad de los documentos sanitarios, desde los historiales de los pacientes hasta las políticas de cumplimiento, los resultados de la investigación y el papeleo administrativo. Al tiempo que otras facetas de la sanidad prosiguen su camino hacia la transformación digital, los métodos tradicionales de gestión de documentos, que a menudo dependen de sistemas basados en papel, revelan cada vez con mayor claridad sus limitaciones.
En este artículo, profundizaremos en la importancia de una gestión eficiente de los documentos en la atención sanitaria, exploraremos los retos intrínsecos que plantean los sistemas tradicionales basados en papel y debatiremos las capacidades transformadoras de los sistemas modernos de gestión electrónica de documentos y cómo resuelven las deficiencias de sus homólogos convencionales.
¿Por qué es importante una gestión documental eficaz en la sanidad?
Los profesionales sanitarios manejan a diario una cantidad abrumadora de datos. Garantizar que estos datos sean precisos, estén actualizados, sean fácilmente accesibles y estén seguros es fundamental para mantener un alto nivel de atención al paciente. Ahí es donde entra en juego un sistema de gestión de documentos.
Un sistema eficaz de gestión de documentos es la columna vertebral de la gestión de calidad y ayuda a los profesionales sanitarios a crear, almacenar, organizar, recuperar y distribuir documentos de forma sistemática. Esto permite:
Toma de decisiones a tiempo: Un sistema de gestión documental digital organizado y actualizado permite a los profesionales sanitarios acceder a los registros y documentos necesarios con unos pocos clics. Este rápido acceso a la información es inestimable para ayudarles a tomar decisiones con conocimiento de causa y prestar una atención oportuna, sobre todo en casos de urgencia.
Mejor colaboración: Un sistema de gestión de documentos actúa como una plataforma centralizada en la que varios empleados pueden revisar, actualizar y compartir simultáneamente políticas, procedimientos operativos, directrices clínicas, etcétera. Esto fomenta una colaboración fluida y es especialmente valioso para la atención interdisciplinar.
Gestión eficaz de incidentes y riesgos: Los procedimientos y protocolos documentados con precisión sirven de brújula orientadora para los profesionales sanitarios, ofreciéndoles una dirección clara a la hora de sortear incidentes adversos o incluso evitarlos por completo.
Mayor seguridad de los datos: la documentación sobre políticas sanitarias y cumplimiento de normativas suele contener información sensible. Un sistema de gestión de documentos seguro y eficaz, con controles de acceso y medidas de cifrado, permite a las organizaciones proteger los documentos confidenciales de accesos no autorizados y ciberataques.
Formación eficaz del personal: El personal sanitario nuevo y el existente necesitan una formación adecuada sobre las distintas políticas y procedimientos de la organización. Un sistema de gestión de documentos bien organizado facilita la incorporación, la formación y la educación continua del personal al proporcionar un acceso sencillo a los documentos pertinentes.
Las deficiencias de los sistemas tradicionales de gestión de documentos en papel
Aunque los sistemas de gestión de políticas y documentos basados en papel han sido la norma durante décadas, presentan varias deficiencias que dificultan la eficacia, el cumplimiento y la atención al paciente, especialmente en el complejo panorama sanitario actual, en rápida evolución. Algunas de ellas son:
Accesibilidad limitada: Los sistemas basados en papel exigen que el personal tenga acceso físico a los documentos, lo que dificulta la recuperación de las políticas, especialmente en caso de emergencia. Incluso entonces, buscar en archivos o correos electrónicos para encontrar una política concreta en un sistema de este tipo es como encontrar una aguja en un pajar, lo que hace perder un tiempo precioso y dificulta la toma de decisiones y la atención al paciente.
Retraso en las actualizaciones: Dado que actualizar las políticas en papel implica imprimir y distribuir copias físicas al personal, transmitir las políticas en tiempo real se convierte en un reto. A menudo, los documentos se archivan incorrectamente, tienen varias versiones o simplemente se pierden. Esto da lugar a prácticas obsoletas, incumplimiento de la normativa sanitaria, discrepancias entre versiones y confusión entre el personal.
Colaboración limitada: La colaboración en los procesos de elaboración y revisión de políticas se ve obstaculizada por los sistemas basados en papel, lo que dificulta que las múltiples partes interesadas contribuyan y aporten sus comentarios de forma eficaz.
Riesgos de seguridad: Los documentos físicos son mucho más susceptibles de acceso no autorizado, lo que aumenta el riesgo de violación de datos. También son mucho más vulnerables a daños o pérdidas debidos a factores como accidentes y riesgos medioambientales.
Integración deficiente: Los sistemas de gestión de documentos en papel no permiten a los proveedores vincular las políticas con las auditorías, los incidentes, los registros de formación o las encuestas a los pacientes. Esto, a su vez, genera silos de datos y flujos de trabajo ineficaces.
Almacenamiento: Almacenar y organizar un gran volumen de documentos en papel requiere una cantidad considerable de espacio de almacenamiento, del que no siempre se dispone fácilmente. Además, contribuyen a los problemas medioambientales por los residuos de papel, el consumo de recursos y el aumento de la huella de carbono.
Sistema digital de gestión de documentos sanitarios de MEG: El futuro
La sustitución de los actuales sistemas de gestión de documentos en papel o heredados por una solución digital permite a las organizaciones sanitarias superar fácilmente los retos mencionados. La eficiencia, accesibilidad, seguridad y adaptabilidad de un software de gestión de documentos con visión de futuro permite a los proveedores mantener la conformidad y promover la seguridad de los pacientes, al tiempo que optimizan sus operaciones.
Una plataforma digital como MEG ofrece al personal sanitario un conducto sin fisuras para acceder instantáneamente a los documentos de las pólizas, con independencia de su ubicación física. En un sector como el sanitario, en el que la rapidez en la toma de decisiones es cuestión de vida o muerte, esta función tiene un valor incalculable. Diseñado para la colaboración interdisciplinar, el software ofrece actualizaciones en tiempo real, notificaciones, acceso remoto, protocolos de seguridad avanzados e integración con otras herramientas de gestión de la calidad.
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