Los archivadores polvorientos pueden haber desaparecido. Hoy en día, en la mayoría de los hospitales hay menos archivadores repletos de políticas obsoletas. En su lugar, el cementerio se ha trasladado a Internet.
El "cementerio de documentos" actual son los sitios de SharePoint, las carpetas de la intranet y los repositorios estáticos de PDF. Las políticas existen técnicamente en formato digital, pero para el personal de primera línea podrían estar enterradas a dos metros bajo tierra. La navegación torpe, las carpetas aisladas y la escasa funcionalidad de búsqueda hacen que los documentos críticos sean invisibles cuando más se necesitan.
Los riesgos no son menos reales que en la era del papel. Puede que sean mayores. Cuando los directivos creen que se han modernizado simplemente porque los documentos están "en línea", corren el riesgo de pasar por alto el modo en que estos sistemas digitales heredados no protegen al personal, a los pacientes ni a la propia organización.
Riesgo clínico: cuando "en línea" no es accesible
En los entornos sanitarios, SharePoint y los repositorios basados en intranet fueron un primer paso importante para dejar atrás la gestión de políticas basada en papel. Pero nunca se diseñaron para las complejas exigencias de la sanidad moderna. Estos sistemas son eficaces para almacenar documentos, pero el almacenamiento por sí solo no basta cuando el personal y los organismos reguladores necesitan acceso instantáneo, un control claro de las versiones y pruebas de la certificación del personal.
¿El resultado?
❌ El personal pierde un tiempo valioso desplazándose por listas interminables de documentos.
❌ Diferentes equipos crean versiones duplicadas, lo que genera confusión sobre cuál es la correcta.
❌ El personal confía en la memoria, en los consejos de los compañeros o en copias impresas obsoletas porque no pueden encontrar de forma fiable lo que necesitan.
El riesgo clínico no sólo procede de la ausencia de políticas. También proviene de políticas que el personal no puede encontrar rápidamente, en las que no puede confiar o que no puede utilizar.
"Lasanidad no puede permitirse tratar la gestión de políticas como una cuestión administrativa de última hora. Los documentos obsoletos o inaccesibles no solo generan ineficacia, sino que ponen en riesgo real a los pacientes, al personal y a las organizaciones.""
Riesgo de cumplimiento: los reguladores no se engañan
Los reguladores sanitarios esperan algo más que "documentos almacenados en algún lugar en línea". Todos exigen un control claro de las versiones, pistas de auditoría y accesibilidad demostrable como norma mínima.
Los sistemas heredados suelen quedarse cortos:
Varias versiones de la misma política pueden vivir en carpetas diferentes.
No existe una pista de auditoría fiable que muestre quién revisó o aprobó los cambios.
Los encuestadores que piden "enséñeme la póliza" se encuentran con búsquedas frenéticas y resultados inciertos.
Y lo que es más importante: la atestación es casi imposible.
SharePoint y las intranets no pueden hacer un seguimiento de si el personal ha abierto, leído y reconocido realmente una política.
No hay forma de asignar políticas a funciones específicas y capturar atestados individuales.
Los directivos esperan que el personal cumpla las normas, pero no tienen pruebas que lo demuestren cuando los reguladores preguntan.
En términos de cumplimiento, "lo enviamos por correo electrónico" o "está en SharePoint" no demuestra responsabilidad. Los reguladores quieren ver que el personal ha recibido, leído y firmado las políticas, y que las organizaciones pueden demostrarlo con una pista de auditoría clara.
Riesgo cultural: el coste de la desconfianza
La cultura se basa en la confianza. El personal debe creer que la dirección le proporciona las herramientas y la información necesarias para triunfar.
Cuando el personal no puede encontrar las políticas de forma fiable, aumenta la frustración. Con el tiempo, el compromiso se instala. Crean soluciones provisionales, se pasan documentos alternativos o simplemente confían en "lo que siempre hemos hecho".
Esto no sólo debilita el cumplimiento, sino que corroe la cultura. El personal empieza a asumir que la dirección no da prioridad a sus necesidades. Esa desconfianza se extiende, socavando la cultura de la seguridad y reduciendo el cumplimiento de las políticas en todos los ámbitos.
Un sistema de cementerio no sólo entierra documentos. Entierra la moral del personal.
La ilusión de la modernización
El peligro de los sistemas digitales heredados es que crean una falsa sensación de progreso. Los dirigentes pueden pensar: "Hemos digitalizado nuestras políticas, así que estamos bien".
Pero digitalización no es lo mismo que accesibilidad. Poner carpetas en línea no resuelve el problema; sólo lo deslocaliza.
Si una enfermera se pasa 10 minutos buscando la política de control de infecciones...
Si un responsable de cumplimiento no puede demostrar al instante la versión actual a un inspector o a un inspector de acreditación...
Si un nuevo médico en formación se descarga un PDF obsoleto de una unidad compartida...
...entonces el sistema no es moderno. Es un cementerio digital, y los riesgos están muy vivos.
Por qué es importante ahora
La sanidad está más presionada que nunca:
La escasez de personal exige que las nuevas contrataciones se realicen de forma rápida y fiable.
Aumenta el escrutinio regulador, con tolerancia cero para el "no pudimos encontrarlo".
Las exigencias de seguridad del paciente requieren información fiable, coherente y fácil de localizar en el momento en que se necesita.
Los sistemas digitales heredados fueron un paso importante para dejar atrás el papel, pero simplemente no se crearon para este entorno. Lo que se necesita no es solo digitalización, sino transformación: sistemas diseñados para la localización, la confianza y la responsabilidad.
Retirar el cementerio digital
Es hora de afrontar la realidad: SharePoint y otros repositorios de intranet se crearon para almacenar documentos, no para las complejas exigencias de la gestión de políticas sanitarias. Siguen siendo útiles como herramientas de colaboración general, pero no pueden proporcionar la velocidad, visibilidad y pruebas que requiere el entorno sanitario actual.
Los responsables sanitarios deben exigir más:
Potente búsqueda que ofrece la póliza adecuada en cuestión de segundos.
Control de versiones en tiempo real que elimina duplicados y confusiones.
Registros de auditoría e informes que satisfagan a los reguladores.
Herramientas de certificación que demuestren que el personal ha leído y comprendido las políticas fundamentales.
La metáfora del cementerio sigue siendo válida, pero la solución está clara. Las políticas deben ser documentos vivos, buscables en segundos, validados por registros de auditoría y respaldados por certificados del personal.
Conclusión:
Puede que las carpetas hayan desaparecido, pero el cementerio permanece. Vive en sistemas digitales obsoletos, aislados, torpes y difíciles de buscar con confianza.
Los sistemas heredados multiplican los riesgos clínicos, de cumplimiento y culturales. Y en un entorno sanitario en el que cada segundo cuenta, eso es inaceptable.
Los responsables sanitarios deben superar la ilusión de la digitalización. Retirarse del cementerio digital significa adoptar sistemas de gestión de políticas que sean dinámicos, en los que se puedan realizar búsquedas y que permitan rendir cuentas.
Porque cuando las políticas están enterradas, ya sea en sótanos, en PDF obsoletos o en SharePoint sin pruebas de que se hayan leído, el riesgo cobra vida.
👉 En la Parte 2, exploraremos cómo MEG transforma la gestión de documentos de un repositorio pasivo a un motor de calidad vivo y conectado, dando a los líderes sanitarios las herramientas para reducir el riesgo, mejorar el cumplimiento y capacitar al personal con información en la que pueden confiar.
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🎙 Con la participación de Clare Harney, responsable de servicios de asesoramiento y educación de Santegic, y Leonora O'Brien, directora de crecimiento de MEG.
