Gestión moderna de políticas y documentos para profesionales sanitarios que se toman en serio la calidad de la asistencia y la rendición de cuentas.
MEG hace que sus documentos vivan, respiren y evolucionen.
Las políticas y los procedimientos son fundamentales para una atención sanitaria segura y coherente. Sin embargo, el mero hecho de almacenarlos en formato digital no garantiza que se gestionen de forma eficaz.
Los hospitales deben asegurarse de que las políticas estén actualizadas, aprobadas, sean accesibles para el personal adecuado y estén vinculadas a los procesos de calidad y cumplimiento a los que dan soporte.
El software de gestión de políticas hospitalarias ayuda a las organizaciones sanitarias a ir más allá del simple almacenamiento de documentos, ya que ofrece un mayor control sobre el ciclo de vida de las políticas, desde su revisión y aprobación hasta su distribución, el control de versiones y el acceso del personal.
MEG Docs se ha diseñado partiendo de este principio: las políticas deben seguir siendo elementos vivos y en constante evolución de la gobernanza sanitaria, en lugar de documentos estáticos guardados en carpetas.
Cuándo puede fallar la gestión de las políticas hospitalarias
La gestión de las políticas se complica cuando las organizaciones sanitarias dependen de carpetas, correos electrónicos o sistemas inconexos que no se han diseñado en función de los flujos de trabajo clínicos.
Los procesos de revisión y aprobación pueden carecer de una estructura clara, mientras que al personal le puede resultar difícil encontrar o comprender la política que necesita en el momento en que la necesita. La accesibilidad en primera línea puede plantear dificultades adicionales, sobre todo cuando el personal necesita información en dispositivos móviles o en zonas con conectividad limitada.
Las políticas también pueden llegar a estar desvinculadas de los procesos que se pretenden regular, entre ellos las auditorías, los incidentes, la gestión de riesgos, la formación y la mejora de la calidad.
El resultado es una biblioteca de políticas que almacena información sin que ello implique necesariamente un control activo.
¿Qué debe hacer un software de gestión de políticas hospitalarias?
Un software eficaz para la gestión de políticas y procedimientos sanitarios debería ayudar a las organizaciones a gestionar todo el ciclo de vida de una política, en lugar de limitarse a ofrecer un espacio donde subirla.
Centralizar las políticas y los procedimientos
Las políticas, los procedimientos operativos estándar (SOP), las guías clínicas y otros documentos controlados deben gestionarse a través de un sistema centralizado en el que el personal autorizado pueda acceder fácilmente a la información más reciente y aprobada.
Revisiones y aprobaciones de estructuras
La revisión de las políticas no debería depender de cadenas de correos electrónicos. Los flujos de trabajo estructurados pueden facilitar la colaboración, la aprobación, las revisiones programadas y las alertas automáticas, lo que proporciona una mayor visibilidad sobre la fase del ciclo de vida en la que se encuentra cada documento.
Mantener el control de versiones
Cuando se produce un cambio en una política, las organizaciones sanitarias necesitan saber qué ha cambiado, cuándo se ha producido el cambio y quién lo ha llevado a cabo.
Mantener los historiales de revisión y garantizar que se distribuyan las versiones actuales contribuye a reducir el riesgo de que el personal se base en información obsoleta.
Facilitar el acceso a las políticas al personal de primera línea
Las políticas solo sirven de apoyo a la atención cuando el personal puede acceder a ellas.
MEG Docs permite el acceso desde dispositivos móviles y de sobremesa, incluyendo compatibilidad con entornos con mala conexión, lo que contribuye a acercar las políticas, los procedimientos y las directrices clínicas pertinentes al punto de atención.
Seguimiento de la participación en las políticas
Es posible que las organizaciones sanitarias también necesiten pruebas de que el personal correspondiente ha consultado y tomado nota de contenidos importantes.
Las funciones de confirmación del cumplimiento de las políticas y de generación de informes pueden ofrecer una mayor visibilidad sobre la interacción del personal con la información nueva o actualizada.
Ayuda al personal a encontrar más rápidamente la información adecuada sobre las pólizas gracias a la IA
Las políticas y los procedimientos sanitarios pueden llegar a tener cientos de páginas. Encontrar el documento adecuado es solo una parte del reto: es posible que el personal tenga que localizar además un dato concreto dentro de él.
Las funciones de gestión de documentos basadas en inteligencia artificial de MEG ayudan al personal autorizado a buscar, resumir y traducir políticas y documentos aprobados, lo que facilita la búsqueda y la comprensión de la información relevante.
El personal puede utilizar preguntas en lenguaje natural para localizar secciones concretas dentro de documentos extensos, en lugar de buscar manualmente página por página. Esto puede facilitar el acceso a la información sobre las políticas aprobadas y, al mismo tiempo, ayudar a los equipos sanitarios a dedicar menos tiempo a buscar en la documentación.
MEG Docs frente a otros sistemas de gestión documental del mercado
Diseñado específicamente para el sector sanitario. No se necesitan soluciones alternativas.
Los repositorios generales de documentos pueden ofrecer un almacenamiento eficaz de archivos, pero la gestión de las políticas sanitarias requiere algo más que un simple lugar donde guardar un documento.
MEG Docs está diseñado específicamente para el sector sanitario y combina el control de documentos con flujos de trabajo pensados para garantizar la calidad, la gobernanza y el cumplimiento normativo en este ámbito.
En lugar de gestionar las políticas por separado de los procesos en los que influyen, las organizaciones pueden vincular la documentación con las auditorías, los incidentes, los riesgos, las medidas y las actividades de acreditación a través de la plataforma MEG, de mayor alcance.
El software de políticas y procedimientos sanitarios debería integrarse con la gestión de la calidad
La gestión de las políticas es solo una parte de la gobernanza de la calidad en la asistencia sanitaria.
Cuando una auditoría detecta una deficiencia, un incidente pone de manifiesto una debilidad en un procedimiento existente o una revisión de acreditación requiere pruebas que lo respalden, los equipos sanitarios deben poder relacionar esa actividad con las políticas pertinentes y las medidas de mejora.
MEG integra la gestión de políticas y documentos en el sistema de gestión de la calidad (SGC) en su conjunto, lo que incluye:
Esto significa que las políticas no funcionan de forma aislada. Pueden vincularse a los procesos de calidad, riesgo y cumplimiento normativo a los que dan apoyo, lo que ayuda a las organizaciones sanitarias a pasar del control de documentos a la mejora continua de la calidad.
Con MEG, las políticas no se aplican de forma aislada, sino que se vinculan directamente a los sistemas de calidad, riesgo y cumplimiento que impulsan la gobernanza real.
«El software de gestión documental de MEGdesempeñó un papel fundamental a la hora de ayudarnos a obtener la acreditación de la JCI en nuestros tres centros.
Durante la inspección, pudimos acceder fácilmente a nuestras políticas, formularios y procedimientos operativos estándar (SOP) gracias a su diseño intuitivo y fácil de usar: cada carpeta estaba estructurada según los capítulos de la JCI, lo que facilitaba enormemente la navegación.
Estoy especialmente agradecido al equipo de MEG por su paciencia, orientación y apoyo constante a lo largo de todo el proceso. Su plataforma y su experiencia han sido realmente inestimables.»»
Preguntas frecuentes
-
El software de gestión de políticas hospitalarias ayuda a las organizaciones sanitarias a crear, revisar, aprobar, distribuir y mantener las políticas y los procedimientos a lo largo de todo su ciclo de vida. También permite gestionar el control de versiones, programar revisiones, recabar la confirmación de recepción por parte del personal y elaborar informes de gobernanza.
-
Los hospitales gestionan un gran volumen de políticas, procedimientos, procedimientos operativos estándar (SOP) y guías clínicas que deben mantenerse actualizados y accesibles. El software de gestión de políticas ofrece un mayor control sobre las aprobaciones, las revisiones, el acceso y los calendarios de revisión, al tiempo que reduce la dependencia de carpetas inconexas, hojas de cálculo y flujos de trabajo por correo electrónico.
-
El software de políticas y procedimientos sanitarios está diseñado para gestionar las políticas, los procedimientos y la documentación clínica regulados en las organizaciones sanitarias. Ayuda a los equipos a mantener las versiones actualizadas, a estructurar los procesos de revisión y aprobación, y a proporcionar al personal acceso a la información aprobada.
-
Entre sus funciones más importantes se incluyen el control centralizado de documentos, el historial de versiones, los flujos de trabajo de aprobación, las revisiones programadas y los recordatorios, los controles de acceso del personal, los acuses de recibo, la elaboración de informes y la capacidad de vincular las políticas con procesos más amplios de calidad y cumplimiento normativo.
-
La IA puede ayudar al personal autorizado a encontrar y comprender la información contenida en documentos aprobados de gran extensión. Las funciones de IA de MEG permiten a los usuarios buscar, resumir y traducir documentos, así como localizar información relevante mediante preguntas formuladas en lenguaje natural.
Toma un mayor control sobre la gestión de las políticas sanitarias
Para más información o para programar una demostración del sistema de gestión de documentos y políticas de MEG Docs, póngase en contacto con nosotros: