Hoy en día, las organizaciones sanitarias están experimentando una transformación esencial al abandonar los arcaicos sistemas de gestión de la calidad basados en papel y heredados y adoptar soluciones avanzadas basadas en la tecnología. Los sistemas conocidos por sus procesos manuales, volúmenes de registros en papel y flujos de trabajo que consumen mucho tiempo están siendo sustituidos, de forma lenta pero segura, por software moderno que agiliza los procesos y proporciona captura de datos, análisis e informes en tiempo real.
Esta transición es vital porque permite a las organizaciones sanitarias de todo el mundo mejorar la calidad de la asistencia, aumentar la seguridad de los pacientes y garantizar el cumplimiento de las normas reglamentarias.
Dicho esto, el cambio de sistemas anticuados a soluciones digitales avanzadas de gestión de la calidad en la atención sanitaria es algo más que una mera actualización tecnológica. Se trata de un cambio holístico que afecta a los procesos, las personas y la cultura. El eje del éxito en este viaje de transformación digital es la adopción por parte de toda la organización. Y ahí es donde los líderes de enfermería y calidad surgen como importantes catalizadores.
En esta entrada del blog, exploraremos cómo los líderes de Enfermería y Calidad pueden liderar la implantación y adopción de nuevas soluciones digitales de gestión de la calidad dentro de su organización.
Elija el software adecuado
Aunque pueda parecer una obviedad, encontrar e implantar una solución de gestión digital de la calidad sanitaria que se adapte a las necesidades estratégicas y operativas de su organización es fundamental para el éxito de la adopción. Una encuesta reciente de Deloitte reveló que el 80 % de los proyectos de transformación digital fracasan, siendo la elección de la solución equivocada una de las razones principales. Aunque esta estadística afecta a varios sectores y va mucho más allá de la sanidad, subraya la importancia de seleccionar las herramientas digitales adecuadas desde el principio.
Pero, ¿qué significa "elegir el software adecuado"? En pocas palabras, significa elegir una solución digital de gestión de la calidad diseñada específicamente para satisfacer los requisitos en constante evolución del sector sanitario. Esto incluye características como la configurabilidad, la escalabilidad, la seguridad y la capacidad de integración con los sistemas existentes. Hemos tratado este tema en detalle en nuestro libro blanco"Más allá de los sistemas heredados: El camino hacia la transformación digital".
Otra característica clave que hay que tener en cuenta al evaluar el software es la experiencia del usuario (UX). Los sistemas de gestión de calidad con una experiencia de usuario superior y un diseño intuitivo eliminan en gran medida la necesidad de una amplia formación de los usuarios de primera línea. Una interfaz intuitiva y fácil de usar permite al personal navegar con confianza por el sistema, lo que reduce la curva de aprendizaje y agiliza el dominio del nuevo software y, en última instancia, aumenta su adopción.
Poner a prueba el nuevo sistema
Un programa piloto consiste en probar una nueva solución de gestión de la calidad digital a pequeña escala antes de comprometerse a implantarla a gran escala. Este enfoque es ideal para mitigar riesgos, ya que ayuda a identificar en una fase temprana posibles problemas o vulnerabilidades del sistema, reduciendo así el riesgo de que se produzcan problemas generalizados en el futuro.
Sin embargo, también pueden ser increíblemente útiles para mejorar la adopción por parte de los usuarios de las siguientes maneras:
El éxito de un programa piloto sirve como prueba de concepto. Cuando los usuarios ven las ventajas que el nuevo sistema aporta a su trabajo diario y cómo encaja en sus flujos de trabajo y procesos actuales, es más probable que apoyen su adopción.
Los programas piloto ayudan a identificar a los "campeones ", es decir, a los primeros entusiastas que pueden influir positivamente en sus compañeros. Los campeones desempeñan un papel importante a la hora de animar al personal a adoptar el nuevo sistema y, a su vez, impulsan los índices de adopción.
Los programas piloto permiten probar el sistema y recibir comentarios de los usuarios. El personal que participa en el desarrollo y las pruebas del sistema puede aportar información valiosa sobre cómo mejorar aún más el sistema. La realización de los ajustes y mejoras necesarios aumentará aún más la probabilidad de aceptación por parte de los usuarios cuando se implante por completo.
Crear un plan de comunicación exhaustivo
Disponer de un plan de comunicación claro cuando se implanta una nueva solución digital de gestión de la calidad es crucial por muchas razones. Para empezar, garantiza que todos los miembros de la organización, desde los altos directivos hasta el personal de primera línea, reciban información coherente y objetiva sobre el nuevo sistema, eliminando así confusiones o malentendidos. También es un componente crucial en la gestión del cambio para mitigar la resistencia y definir expectativas, responsabilidades y plazos.
Un plan de comunicación exhaustivo suele incluir:
Una reunión inicial con la alta dirección
Reuniones departamentales con mandos intermedios y personal de primera línea para debatir los cambios específicos de cada departamento con el nuevo SGC.
Intranet y actualizaciones por correo electrónico a todo el personal sobre el progreso del proceso de aplicación y los hitos clave.
Talleres de formación en forma de sesiones presenciales, sesiones en línea o módulos de autoaprendizaje para el personal de primera línea sobre el nuevo SGC, los procesos y los procedimientos.
Mecanismos de retroalimentación a través de encuestas, buzones de sugerencias, formularios en línea o una dirección de correo electrónico específica en la que el personal pueda aportar sugerencias, poner de manifiesto sus preocupaciones o informar de problemas.
La clave es recordar que la comunicación eficaz es un proceso continuo, y que el plan de comunicación puede tener que evolucionar para abordar nuevas necesidades y retos a lo largo del proceso de implantación del SGC.
Educación y formación
Uno de los factores clave para garantizar la adopción de una nueva solución digital de gestión de la calidad en una organización es la educación y la formación. Como ya se ha mencionado, aunque un software intuitivo y fácil de usar minimiza la curva de aprendizaje, sigue siendo importante que los responsables de calidad y enfermería doten a sus equipos de un conocimiento profundo del software, sus ventajas y cómo utilizarlo eficazmente.
Algo que a menudo se pasa por alto es la formación de los administradores de software dentro de la organización. Aunque el equipo de atención al cliente del proveedor siempre debe ser receptivo y estar disponible para atender cualquier solicitud, el objetivo debe ser garantizar que la organización sea lo más autosuficiente posible. Por lo tanto, es crucial formar a los administradores con los conocimientos básicos necesarios para gestionar y solucionar eficazmente los problemas del sistema y ayudar a otros miembros del personal cuando sea necesario.
Los programas de formación exhaustivos que cubren todos los aspectos del SGC, desde la navegación básica hasta las funciones avanzadas, los talleres prácticos, los recursos de aprendizaje en línea, como los tutoriales en vídeo y los módulos de aprendizaje electrónico, e incluso las sesiones de formación dirigidas por compañeros, son excelentes formas de impulsar la adopción. También es importante mantener informado al personal sobre las actualizaciones y cambios del sistema a lo largo del tiempo para asegurarse de que utilizan todas las funciones con eficacia.
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