Según Gartner, el 83% de los proyectos de migración de datos fracasan, y más de la mitad superan los presupuestos asignados. Y en un sector tan regulado como el sanitario, en el que los proveedores gestionan grandes cantidades de datos complejos de diversas fuentes, formatos y sistemas, la migración de datos presenta sus propios retos.
Garantizar la integridad de los datos, preservar los historiales de los pacientes, mantener la prestación ininterrumpida de la atención sanitaria y cumplir las normas reglamentarias dependen del éxito de la migración de datos. Entonces, ¿cómo pueden las organizaciones sanitarias lograr una migración de datos sin problemas al tiempo que actualizan su infraestructura digital? Ya sea en la transición de sistemas heredados a soluciones avanzadas, en la fusión de operaciones o en la mejora del cumplimiento de las normativas actualizadas, esta entrada del blog explora los retos habituales y cómo los superamos en MEG con nuestra experiencia en el sector y las mejores prácticas.
Principales retos de la migración de datos sanitarios
1. Integridad de los datos
El desafío
Garantizar la exactitud y coherencia de los datos durante la migración es un reto importante debido a la gran variedad de datos sanitarios estructurados y no estructurados en múltiples fuentes, diferentes modelos de datos y problemas de calidad de los datos, como información que falta, obsoleta o inexacta. Los datos incoherentes o de mala calidad pueden provocar errores que afecten a la atención al paciente y a la eficiencia operativa general.
La solución
En MEG utilizamos un enfoque de tres pasos para garantizar la integridad de los datos. Esto incluye:
Normalización de datos: El uso de formatos de datos, nombres de campos y esquemas de codificación normalizados para mantener la coherencia entre sistemas es un método eficaz para eliminar datos incorrectos y ausentes, agilizar el proceso de migración y garantizar la compatibilidad entre sistemas. Establecer políticas y procedimientos de gobernanza de datos ayuda a aplicar prácticas de normalización y a mantener la calidad de los datos a lo largo del tiempo.
Depuración de datos: Realizar un análisis exhaustivo de los datos que se van a migrar al nuevo sistema ayuda a identificar incoherencias, duplicados o errores en el conjunto de datos. Solucionar estos problemas desde el principio minimiza el riesgo de corrupción o pérdida de datos durante la migración.
Auditoría de datos: La realización de un inventario exhaustivo de todas las fuentes, formatos y estructuras de datos existentes permite a las organizaciones sanitarias identificar con suficiente antelación posibles problemas, como incoherencias de datos, sistemas obsoletos o incompatibles y datos duplicados que podrían afectar negativamente al proceso de migración.
2. Interoperabilidad
El desafío
Los distintos sistemas sanitarios utilizan formatos de datos y normas diferentes, por lo que la interoperabilidad es un obstáculo importante.
La solución
Para garantizar la compatibilidad e interoperabilidad entre los sistemas de origen y destino, recomendamos desarrollar procedimientos sólidos de mapeo y transformación de datos que permitan integrar con precisión diferentes formatos y normas de datos.
El mapeo de datos garantiza que los campos de datos del sistema de origen (en nuestro caso, el Sistema de Gestión de Calidad existente) se correspondan con exactitud con los campos del sistema de destino (MEG). Implica analizar tanto el sistema de origen como el de destino, transformar los datos a los formatos requeridos y garantizar una correspondencia exacta de los campos entre los sistemas. También es aquí donde los datos se convierten al formato o estructura requeridos. Puede tratarse de transformaciones sencillas, como los formatos de fecha (por ejemplo, cambiar MM/DD/AAAA por AAAA-MM-DD), o más complejas, como combinar varios campos en uno solo.
3. Seguridad de los datos y conformidad
El desafío
Los datos sanitarios contienen información sensible de los pacientes, como identificadores personales, historial médico y diagnósticos, y están sujetos a estrictas normativas de privacidad como la HIPAA y el GDPR. Garantizar el cumplimiento de estos marcos de gobernanza y evitar la exposición, pérdida o corrupción de datos durante la migración suele ser todo un reto.
La solución
Para superarlo, MEG aplica las siguientes medidas en todos los proyectos de migración de datos:
Se anima a los clientes a que autoevalúen sus datos internos, y el equipo de implantación de MEG les guía a través de las mejores prácticas para la preparación de datos. Este proceso suele implicar la consolidación de datos de diversos formatos y fuentes, como registros en papel, hojas de cálculo de Excel y bases de datos de software heredadas, en una única fuente segura.
Políticas claras de conservación de datos que dicten durante cuánto tiempo deben conservarse los distintos tipos de datos y cuándo pueden archivarse o eliminarse de forma segura para garantizar la privacidad de los datos, la seguridad y el cumplimiento de los requisitos legales y normativos.
Fuertes métodos de encriptación y archivos zip protegidos con contraseña para proteger los datos durante la transferencia.
Estrictos controles de acceso para garantizar que sólo el personal autorizado pueda acceder a los datos.
Comprobación y documentación frecuentes del cumplimiento de la normativa pertinente durante todo el proceso de migración.
4. Tiempos de inactividad e interrupciones
El desafío
En algunos casos, la migración de grandes cantidades de datos puede provocar la inactividad del sistema, afectando a las operaciones sanitarias y a la atención al paciente.
La solución
Algunas de las mejores prácticas que pueden aplicarse para evitarlo son:
Migración por fases: Realizar la migración en fases más pequeñas y manejables permite a las organizaciones identificar y abordar los posibles problemas desde el principio, reduciendo el riesgo general de pérdida de datos, corrupción o inactividad del sistema. Cada fase sirve como oportunidad de aprendizaje para perfeccionar los procesos y mitigar posibles problemas en fases posteriores.
Copias de seguridad: Mantener copias de seguridad de todos los datos antes y durante el proceso de migración permite aplicar procedimientos de reversión para volver al estado anterior en caso de fallos críticos o pérdida de datos durante la migración.
Pruebas: La creación de entornos de prueba específicos que reflejen el entorno de producción permite probar a fondo los procesos de migración sin afectar a las operaciones en directo. De este modo, las organizaciones pueden identificar y resolver los problemas en un entorno controlado antes de implantar los cambios en la producción.
Conclusión:
La migración de datos sanitarios es una empresa compleja pero necesaria para modernizar los sistemas sanitarios y mejorar la atención al paciente. Comprendiendo los retos y aplicando estrategias eficaces para abordarlos, las organizaciones pueden derribar las barreras que impiden el éxito de la migración de datos, garantizar el cumplimiento de la normativa y la seguridad, y allanar el camino hacia un entorno sanitario más eficiente, integrado y centrado en el paciente.
Para obtener más información sobre el éxito de la migración de datos sanitarios, consulte nuestro libro blanco "Mastering Healthcare Data Migration: Retos, mejores prácticas y el enfoque MEG".