La realización de auditorías sanitarias es un medio esencial para comparar las prácticas actuales de prevención y control de infecciones con las normas de calidad y otros puntos de referencia. Las auditorías pueden ayudar a mejorar los servicios sanitarios como mecanismo sistemático y libre de culpa para que los profesionales de la salud evalúen y apliquen los cambios.
Sin embargo, históricamente la auditoría ha sido un proceso lento, engorroso y basado en el papel requiere un enorme esfuerzo manual por parte del personal de primera línea. Esto suele provocar la fatiga de la mejora de la calidad y el aumento de los niveles de agotamiento del personal.
¿Por qué elegir una herramienta de auditoría digital para los equipos de prevención y control de infecciones?
El software de gestión de auditorías sanitarias puede ayudar a cambiar esta situación y a transformar una cultura de cumplimiento en una de mejora de la calidad, desde la cabecera hasta el consejo de administración. Una herramienta de auditoría digital simplifica la calidad sanitaria al digitalizar, automatizar y gestionar los flujos de trabajo desde un lugar central.
Cómo elegir la mejor herramienta de auditoría sanitaria
Sin embargo, con tantas herramientas de cumplimiento de la normativa sanitaria disponibles, ¿cómo saber qué software es el más adecuado para usted y su equipo de CIP? He aquí 11 preguntas que debe tener en cuenta cuando busque un software de auditoría sanitaria:
1. ¿Es escalable?
¿Es fácil aumentar o reducir la funcionalidad del software (y los costes asociados) en función del nivel de demanda de su centro sanitario? También es importante tener en cuenta si el sistema de gestión de auditorías es un módulo independiente que forma parte de un sistema de gestión de calidad más amplio. Si dispone de presupuesto para actualizar otro sistema el próximo trimestre, querrá evitar tener que añadir otra herramienta a la lista si puede.
2. ¿Cuántas personas necesitan acceso?
Algunas empresas de software de auditoría cobran por usuario, lo que puede convertirse en un problema a medida que su equipo crece o si decide ampliar rápidamente la escala, como suele ocurrir cuando se dispone de presupuesto. En lugar de ello, intente encontrar una herramienta de auditoría sanitaria con una licencia de software anual basada en el tamaño de la implantación, por ejemplo, el número de centros y camas que soporta.
3. ¿Es compatible con los dispositivos móviles?
Piense en quién va a trabajar con este software a diario. Lo más probable es que la mayoría de sus usuarios finales realicen auditorías sobre la marcha haciendo rondas. Asegúrese de que el software de auditoría sanitaria es compatible con los dispositivos móviles y está disponible en todas las plataformas para que pueda configurarse en cualquier tecnología que tenga en este momento.
4. ¿Es fácil de usar?
¿Sus usuarios finales son expertos en tecnología o no están familiarizados con diferentes tipos de software? Si la plataforma de auditoría digital va a ser utilizada por varias personas, la interfaz de usuario debe ser sencilla. Se subestima la elección de una herramienta diseñada específicamente para la auditoría sanitaria, pero ésta se construye especialmente pensando en el personal sanitario y sus ajetreados entornos. La entrada de datos y la experiencia del usuario son intuitivas, rápidas y de fácil navegación, lo que favorece una transición suave al nuevo software.
5. ¿Tendrá apoyo?
Una auditoría bien diseñada guiará lógicamente a los usuarios a través de los formularios digitales paso a paso, por lo que la formación es mínima, o a menudo no es necesaria. Sin embargo, de vez en cuando surgen problemas y se necesita acceso a la documentación de ayuda y a un equipo de soporte con una respuesta rápida. Si el servicio de asistencia de una plataforma le parece largo, tal vez sea mejor seguir buscando y considerar proveedores más pequeños que ofrezcan tiempos de respuesta más rápidos y guías de autoayuda como solución.
6. ¿Se puede utilizar fuera de línea?
Si su centro o pabellón tiende a tener un acceso wifi irregular, como es el caso de muchos, la capacidad de seguir recopilando datos cuando la conectividad es deficiente o usted está desconectado es fundamental. Imagínese la frustración de haber completado por fin 20 auditorías de PVC seguidas y darse cuenta de que los datos se han perdido al pulsar el botón de carga. Es un punto sencillo, pero que le ahorrará mucho estrés a largo plazo.
7. ¿Es seguro?
Las organizaciones sanitarias deben cumplir con estrictas normativas de seguridad y privacidad de datos, como la HIPAA y el GDPR, para salvaguardar la información sensible. Su proveedor de software debe realizar una evaluación del impacto sobre la privacidad y proporcionar un acuerdo de protección de datos para garantizar la seguridad de los mismos. Las características de seguridad que hay que buscar en el software de gestión de auditorías son los sistemas basados en la nube, que proporcionan actualizaciones automáticas, copias de seguridad periódicas y encriptación, y diversos niveles de acceso de los usuarios que autorizan el acceso a la información cuando se requiere.
8. ¿Es configurable?
No se puede subestimar la capacidad de personalizar y editar los conjuntos de preguntas, el acceso de los usuarios y las reglas de información. La mayoría de los proveedores ofrecen una biblioteca de auditorías con plantillas estándar y el servicio de atención al cliente se encarga de la configuración y el mantenimiento, mientras que algunos le dan la posibilidad de crear auditorías, realizar cambios y gestionar también el sistema. Recrear su flujo de trabajo actual exactamente en un nuevo sistema de auditoría digital puede facilitar un cambio positivo de la auditoría sanitaria en papel a la digital.
9. ¿Es interoperable?
Es más que probable que su centro sanitario utilice otros sistemas en todo el sitio, como Active Directory, EHR (registros sanitarios electrónicos) y herramientas de inteligencia empresarial, por lo que necesitará una herramienta de auditoría digital que pueda integrarse con ellos. Pregunte si el sistema de auditoría sanitaria tiene una API documentada. Esto le permitirá integrarse con otros sistemas del hospital, añadiendo funcionalidad a la herramienta. Los usuarios podrán optar por un inicio de sesión único y ahorrar tiempo, ya que el sistema extrae todos los detalles pertinentes cuando se introducen criterios como un NRM.
10. ¿Puede cerrar el bucle?
La planificación de la mejora de la calidad es una característica clave de los sistemas de auditoría digital para los equipos sanitarios que ya están sobrecargados. Con la herramienta de auditoría digital sanitaria adecuada, puede programar las auditorías con antelación y establecer recordatorios para el miembro del personal adecuado para evitar descuidos. Si se detectan problemas, debería poder elevarlos inmediatamente a la alta dirección, que podrá asignar medidas correctoras y hacer un seguimiento del progreso, todo ello en el mismo lugar.
11. ¿Los datos son significativos?
Si los informes y los análisis proporcionados son demasiado complejos de entender o no son lo suficientemente detallados, no tiene mucho sentido ninguno de los anteriores. La información capturada y no analizada sólo se almacena y se convierte en datos oscuros. Se necesita un panel de informes fácil de usar y configurable para poder extraer sus conocimientos únicos y compartirlos fácilmente con su equipo.
Conclusión:
Al principio puede parecer una tarea desalentadora, pero cuando se hacen las preguntas adecuadas se puede reducir rápidamente la búsqueda de una herramienta de auditoría sanitaria digital. Utilice esta guía durante las demostraciones de los productos para hacer preguntas y, siempre que sea posible, suscríbase a una prueba gratuita para ver las respuestas por sí mismo. El software de auditoría de cumplimiento sanitario perfecto está esperando a su equipo de CIP y, con el enfoque adecuado, lo encontrará en poco tiempo.
Aprender de otros equipos de la CIP
Escuche a Sandi Gamon, jefa de calidad y CNS de IPC en el DHB de Waitemata, hablar sobre los pasos que dio para seleccionar una herramienta de auditoría sanitaria digital para su equipo en este seminario web gratuito a la carta.
MEG es un sistema digital de gestión de la calidad para la atención sanitaria. Su conjunto de herramientas móviles configurables y basadas en la nube puede ser utilizado en cualquier dispositivo por los trabajadores de primera línea para capturar auditorías, incidentes, evaluaciones de riesgo y acceder a la información en cualquier momento justo en el punto de atención.