LLR PCL es una empresa de interés comunitario sin ánimo de lucro que trabaja en colaboración con el NHS para prestar servicios clínicos dentro de la atención primaria y la comunidad local, al servicio de la población de Leicester, Leicestershire y Rutland.
El desafío
LLR PCL utilizaba anteriormente formularios en papel y hojas de cálculo de Excel para las auditorías de IP&C. Este método exigía mucho trabajo y tiempo, y recuperar incluso la información básica requería un filtrado meticuloso. También existía un riesgo notable de pérdida de datos o mala gestión en caso de catástrofes como incendios o inundaciones.
A Sarah Mabbott, responsable de Calidad y Seguridad del Paciente, le resultaba especialmente difícil hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento y generar informes debido a la ausencia de un sistema centralizado.
Para notificar los incidentes, los proveedores recurrían a métodos como las copias en papel, el correo electrónico o el boca a boca, que resultaron poco fiables. El proceso existente también requería que los datos se registraran tanto en hojas de cálculo como en el Sistema Nacional LFPSE, lo que daba lugar a una entrada de datos redundante y a una duplicación innecesaria de esfuerzos.
Abordar estos retos era imperativo para que LLR PCL mejorara la seguridad de los pacientes, agilizara las operaciones y mantuviera el cumplimiento de las normas nacionales de información y los requisitos reglamentarios.
El objetivo
LLR PCL necesitaba un sistema que agilizara el proceso de auditoría de principio a fin, mejorara la precisión de los datos y permitiera la elaboración de informes en tiempo real. También buscaban un sistema de notificación de incidentes centralizado y fácil de usar, con protocolos normalizados y una integración perfecta con el Sistema Nacional.
"MEG es un sistema brillante comparado con otros del mercado. Algunos productos son muy laboriosos y requieren un administrador incluso para realizar pequeños cambios. MEG no es así: es eficiente, fácil de usar y la introducción de datos se hace sin esfuerzo".
La solución
Tras reconocer las limitaciones del sistema existente en LLR PCL, el equipo de implantación de MEG se puso manos a la obra. En el transcurso de tres meses, sustituyeron los formularios en papel y las hojas de cálculo de Excel por una plataforma digital sólida y centralizada que permitía a los proveedores y a los responsables de calidad agilizar los informes de incidencias y las capacidades de auditoría. Con la adopción de MEG, LLR PCL obtuvo acceso a formularios de auditoría personalizables y configuraciones adaptadas con precisión a sus necesidades, lo que facilitó la recopilación y el análisis de datos.
El siguiente paso consistió en integrar el sistema de notificación de incidentes con el sistema LFPSE nacional. Esta integración pretendía eliminar tareas redundantes, aliviar la carga administrativa y garantizar el cumplimiento de las normas reglamentarias.
"EnLLR PCL, damos prioridad a las asociaciones que se alinean con nuestro compromiso con la atención al paciente y la calidad. MEG no sólo satisface nuestras necesidades, sino que supera las expectativas con su receptivo equipo de asistencia. Su comprensión de nuestra filosofía y la rápida personalización del sistema para adaptarlo a nuestras necesidades demuestra su dedicación a nuestro éxito."
Además, se han introducido mejoras en el formulario de notificación de incidentes, incorporando campos como el del responsable, comentarios, actualizaciones de estado y la posibilidad de adjuntar los documentos pertinentes. Cada incidente notificado lleva ahora un número de referencia LFPSE, lo que permite cruzar sin problemas los detalles del incidente.
La introducción de un panel de control en tiempo real proporcionó a las partes interesadas visibilidad de todos los incidentes registrados. Los usuarios pueden filtrar los incidentes por varios estados, como enviados, enviados con advertencias, enviados con errores, no enviados y no enviados con errores. Los incidentes también pueden clasificarse como pendientes de revisión, en curso, cerrados o asignados a usuarios concretos ("mis incidentes").
Además, un panel gráfico de datos presenta información como el recuento total de incidentes, el desglose por categorías, los problemas de seguridad, los servicios y especialidades implicados, así como las tendencias de los incidentes a lo largo del tiempo. Estas funciones permiten a LLR PCL gestionar los riesgos de forma proactiva y encabezar iniciativas de mejora de la calidad.
(Tenga en cuenta que todos los datos que aparecen en las imágenes siguientes proceden de una cuenta de demostración de MEG y no guardan correlación alguna con LLR PCL).
El resultado
La implantación del MEG en LLR PCL ha dado lugar a mejoras significativas en varios aspectos de la notificación de incidentes, las auditorías de calidad y la eficiencia general de la organización:
Mejora de la recogida de datos sobre incidentes: Anteriormente, debido a la ausencia de métodos normalizados de recopilación de datos y al carácter laborioso de los procesos manuales, los informes de incidentes carecían a menudo de detalle y precisión. El resultado era una documentación breve e incompleta. Sin embargo, el módulo de notificación de incidentes de MEG ha mejorado notablemente las normas de notificación y la calidad de los datos. También se ha producido un notable aumento de la calidad y puntualidad de los informes de incidentes, lo que garantiza que todos los incidentes se documenten y se actúe en consecuencia con prontitud.
"MEG ha transformado nuestro enfoque de la calidad y el cumplimiento en LLR PCL.Gracias a su interfaz fácil de usar y a su perfecta integración con nuestros flujos de trabajo, hemos agilizado la notificación de incidentes y mejorado nuestra capacidad para realizar un seguimiento de las tendencias e identificar los riesgos. El apoyo del equipo de MEG ha sido excepcional, y estamos construyendo una asociación centrada en ofrecer los más altos estándares de atención al paciente."
Cumplimiento mejorado: Al integrarse perfectamente con el sistema LFPSE nacional, MEG ha eliminado la necesidad de introducir datos manualmente y de duplicar el trabajo. El sistema utiliza ahora la transferencia automática de datos para garantizar actualizaciones en tiempo real en todas las plataformas, mejorando así la integridad general de los datos. LLR PCL puede ahora notificar con confianza los incidentes de conformidad con las normas nacionales, reduciendo el riesgo de errores y garantizando el cumplimiento de los requisitos normativos.
Gestión proactiva de riesgos: Los cuadros de mando y los datos gráficos generados por el sistema de MEG proporcionan a LLR PCL información valiosa sobre las tendencias y patrones de los incidentes. Esto, a su vez, facilita la gestión proactiva de riesgos al permitirles identificar riesgos potenciales y aplicar medidas preventivas para mitigarlos de forma eficaz. Al aprovechar las capacidades de MEG, LLR PCL puede adelantarse a los problemas emergentes e impulsar la mejora continua de la seguridad de los pacientes y la calidad de la atención.
Informes mejorados: MEG ha racionalizado los procesos de elaboración de informes, cruciales para la revisión y la toma de decisiones a nivel ejecutivo. La dirección puede extraer informes completos que ofrecen una visión holística de las iniciativas de calidad de la organización. Esto permite una toma de decisiones y una planificación estratégica informadas, garantizando que las acciones se basan en un conocimiento profundo del rendimiento de la organización.
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