Este caso práctico destaca cómo un importante hospital privado, gestionado por nuestro equipo del Reino Unido e Irlanda, afrontó los retos que planteaba su anticuado sistema de notificación de incidentes. El hospital agilizó su proceso implantando el módulo de notificación de incidentes de MEG, consiguiendo mejoras significativas y una integración perfecta.
La narración analiza los inconvenientes del antiguo sistema híbrido, las ambiciones del hospital de mejorar la notificación y la solución a medida ofrecida por MEG. Los resultados hablan por sí solos: mejora de la notificación de incidentes, mayor compromiso del personal y refuerzo de la cultura de la seguridad. Este cambio subraya las ventajas estratégicas de la transición a un sistema de notificación digital.
El RETO
Antes de ponerse en contacto con MEG, el hospital utilizaba un sistema híbrido de notificación de incidentes que incluía elementos en papel y digitales. Cuando se producía un incidente, el personal de primera línea rellenaba manualmente los formularios de notificación de incidentes en papel. Estos formularios se remitían al Departamento de Calidad, que se encargaba del engorroso proceso de escanearlos y cargarlos en el software de notificación de incidentes para su documentación.
Como era de esperar, este enfoque requería mucho tiempo, trabajo y era ineficaz. Los retrasos inherentes creaban una brecha temporal entre la ocurrencia de un incidente y su documentación formal, lo que dificultaba la notificación oportuna de incidentes y podía comprometer la seguridad de los pacientes.
Otro problema importante era la escasa notificación de incidentes, sobre todo en áreas críticas como los errores de medicación. A menudo, la responsabilidad de cumplimentar los formularios de incidentes recaía en el gestor y no en el miembro del personal directamente implicado en el incidente.
el Objetivo
Consciente de las deficiencias del sistema existente, el hospital quería una solución digital que agilizara el proceso de notificación de incidentes, facilitara la notificación en tiempo real de diversas categorías de incidentes y fomentara la participación del personal.
El objetivo general era transformar la cultura en torno a la notificación de incidentes, posicionándola como una empresa positiva y una valiosa oportunidad de aprendizaje para mejorar la seguridad de los pacientes. Querían que el personal adoptara una mentalidad en la que la notificación se considerara un medio constructivo para identificar áreas de mejora, libre del temor a la culpa.
LA SOLUCIÓN
MEG actualizó el sistema de notificación de incidentes del hospital para convertirlo en una plataforma digital completa, accesible desde ordenadores de sobremesa y dispositivos móviles para un uso más cómodo. Cuando está conectado a la red del hospital, el personal puede acceder de forma segura a la herramienta mediante el método de inicio de sesión único.
El software incluye formularios de notificación de incidentes para 19 tipos/categorías de incidentes, como caídas, úlceras por presión, errores de medicación, etc. Cada formulario se adapta con un conjunto de preguntas específicas de cada categoría, complementadas con preguntas por defecto que se mantienen constantes en todas las categorías.
Cuando se produce un incidente, el personal puede rellenar el formulario de notificación correspondiente en cualquier dispositivo (de sobremesa y móvil), adjuntar los documentos, resultados de pruebas, firmas y justificantes necesarios, y enviarlo, todo ello en unos minutos. El incidente se asigna automáticamente a la dirección responsable del lugar/departamento donde se ha producido. Simultáneamente, el Departamento de Calidad recibe notificación de todos los incidentes, lo que garantiza la transparencia y la visibilidad.
Los responsables de departamento utilizan la plataforma de notificación de incidentes y la herramienta de mejora de la calidad (QIP) para llevar a cabo las investigaciones. Pueden actualizar el estado del incidente, añadir notas, asignar y controlar las acciones de seguimiento del personal y cerrar el incidente una vez resuelto. También se envían notificaciones automáticas a los expertos en la materia (también conocidos como propietarios secundarios) en función del tipo de incidente. Por ejemplo, una lesión por presión desencadena una notificación a una enfermera especializada en viabilidad tisular (TVN).
Un panel centralizado de informes proporciona a los directores de departamento y a los responsables de calidad acceso a la actividad de incidentes en todo el hospital. El cuadro de mandos presenta distintas pestañas para cada tipo/categoría de incidente, con la posibilidad de filtrar los incidentes en función de parámetros como el estado, el responsable de supervisión, la ubicación, la categoría, el tipo y el subtipo. También pueden ver los incidentes asignados a ellos mismos utilizando el filtro "mis incidentes".
El cuadro de mandos también proporciona representaciones gráficas de datos valiosos, como el número de incidentes notificados en un plazo específico, incidentes por categoría, estado, ubicación y categoría de incidente frente a tipo. Cada pestaña de categoría presenta un conjunto único de gráficos personalizados, que abarcan métricas como el recuento de incidentes, el estado, la ubicación de ocurrencia, los factores contribuyentes, etc. Todos los informes y datos gráficos se pueden exportar sin esfuerzo a Excel o PowerPoint para compartirlos con la alta dirección.
La aplicación
La ejecución satisfactoria de la solución descrita fue posible gracias a la colaboración sinérgica entre el hospital y MEG.
El objetivo clave era garantizar que el nuevo sistema capturara sin problemas todos los datos relevantes que antes se recogían mediante formularios en papel. Aprovechando el apoyo del equipo de proyectos informáticos del hospital, nuestro equipo de implantación se adentró en los entresijos de la notificación de incidentes específicos de cada departamento. Este enfoque colaborativo, consistente en buscar activamente aportaciones y comentarios de todas las partes interesadas, nos permitió adaptar el software de notificación de incidentes a sus necesidades específicas, como la creación de distintas categorías y subcategorías de incidentes.
A continuación, MEG creó una versión de prueba de la solución personalizada (descrita en la sección anterior), introduciendo cambios sobre la marcha en función de los comentarios recibidos, y el hospital llevó a cabo pruebas exhaustivas para evaluar su eficacia en la notificación diaria de incidentes en tiempo real. El módulo de pruebas fue un recurso inestimable para la formación del personal, que pudo familiarizarse con la herramienta y sus funciones mediante sesiones interactivas. Este enfoque proactivo de la formación desempeñó un papel fundamental a la hora de garantizar una transición fluida al nuevo sistema tras su lanzamiento oficial, al infundir una sensación de confianza entre los miembros del personal.
A lo largo del proceso de implantación, los equipos de dirección y proyectos informáticos del hospital mantuvieron a las partes interesadas y al personal de primera línea bien informados sobre los avances del proyecto con actualizaciones semanales y mensuales. A medida que se acercaba la fecha de entrada en funcionamiento, se mantuvo una comunicación constante mediante correos electrónicos frecuentes, carteles impresos y folletos distribuidos por todo el hospital.
Además, organizaron sesiones educativas sin cita previa para facilitar la formación y la adopción. El equipo también preparó hojas de trucos y guías informativas para ayudar al personal a iniciar sesión, localizar las distintas categorías y rellenar formularios utilizando el nuevo sistema.
El resultado
Algunos de los principales resultados y ventajas de la implantación del software de notificación de incidentes de MEG en el hospital son:
Captura de datos superior: El acceso a un conjunto de formularios de notificación de incidentes personalizados permitió al personal capturar sin esfuerzo los datos de los incidentes con un alto nivel de granularidad en todas las categorías. Esto se tradujo en una notable mejora de la calidad de los datos capturados, específicos para cada tipo de incidente, superando las capacidades del sistema anterior.
Informes en tiempo real: La interfaz intuitiva y fácil de usar de la herramienta de notificación de incidentes del MEG permitió al personal cumplimentar los formularios de incidentes en tiempo real, a los pocos minutos de producirse el incidente. Esto contrasta fuertemente con el sistema anterior, en el que tardaban varios días en rellenar el informe de incidentes en papel y algunos días más en cargarlo en el sistema digital.
Aumento de las tasas de notificación: Antes de implantar el MEG, existía el temor inicial de que el personal de primera línea percibiera el nuevo sistema como un obstáculo para la notificación, lo que podría provocar un descenso del número de incidentes notificados. Contrariamente a esta preocupación, la facilidad de uso del nuevo software de notificación produjo el efecto contrario. El hospital recopiló más datos que nunca sobre determinados tipos de incidentes, como los errores de medicación.
Mejora del análisis de datos: Los cuadros de mando en tiempo real han llevado los datos de los incidentes directamente a los pabellones, de modo que los gestores pueden ver y seguir los incidentes, añadir comentarios, asignar tareas, evaluar los indicadores clave de rendimiento (KPI) y mejorar sus procesos basándose en la información proporcionada. Los cuadros de mando también constituyen una valiosa herramienta para proporcionar visibilidad y comentarios a los servicios, departamentos y altos cargos.
Transformación cultural: La introducción del software de notificación de incidentes de MEG en el hospital ha propiciado un cambio positivo en la forma en que el personal percibe la notificación de incidentes. Ahora se percibe como una valiosa herramienta de aprendizaje que proporciona información clave, en lugar de un engorroso proceso que debe llevarse a cabo cuando surgen problemas, que era uno de los objetivos clave de este proyecto.